Introduction
Record management is the systematic control of all records from their creation or receipt, through their processing, distribution, organization, storage and retrieval to their final location. Since information is such an important resource for an organization, the records management function also includes information management. Therefore, records management is also known as Account and Information Management or RIM (Magnus, 2006).
Records management can also be used to determine how official records (correspondence files, information) are organized in such a way that they are meaningful and can be used constantly by users, such as managers, record specialists, educational institutions,
The importance of managing records in public institutions
For example, creating a records management program, for example, in government offices, a meteorological department can lead to both immediate and long-term value for a department. The following are some aspects of records management in public institutions, public service, companies and enterprises in general:
• Abbreviations are reduced or lost. Because the human element is always with us, even the best system in the world will sometimes have inappropriate entries. But properly designed document management systems can gradually reduce the number of failures. Most often, unsuccessful entries can cost clerical staff a huge waste of time searching for records;
• Account management acts as evidence at the time of a dispute. This is important for resolving a dispute, as it can be proved in court;
• It helps in assessing the progress of the organization. It helps in preserving the history of the organization. Past reports indicate the direction of the organization. This helps to identify the weak points and strengths of the organization. Account management gives an account of the progress and direction in which an organization is giving;
• Records management is a memory of business. This is useful for future decision making. An examination of past records shows direction for the future. It delivers information to the organization whenever it is needed, therefore it helps in making a decision;
• Account management helps assess business progress and productivity. It helps in comparing between one time period and another or between commercial firms;
• Record management helps to manage and control important records. It helps to carefully protect the necessary records and deprive of useless records;
• Minimize the risk of litigation. The organization is implementing records management programs to reduce the risks associated with litigation and potential sanctions. This is true in public institutions. A consistent records management application can reduce the obligations associated with deleting documents by ensuring their systematic routine deletion in the ordinary course of business;
• It increases accountability. Account management will create a tracking system for each record, which will increase accounting and provide access reports; and
• Improve working conditions. Implementing a records management program improves the working environment by organizing records and off-site storage. An organized work environment can then improve the perception of business by customers and potential employees. New employees are also easily trained to manage company records when an effective records management program is in place (Jackson, 2008).
Historical background of the Meteorological Department of Sierra Leone
Sierra Leone was the headquarters (headquarters) of the meteorological service for West Africa, which was established in 1923. For four West African countries, Sierra Leone, Ghana, Nigeria and Gambia were rarely. The Sierra Leone Meteorological Department is an offshoot of the British Meteorological Services of West Africa, established on April 27, 1961. Since its inception, the department has been managed by a number of directors, and the current director is Alpha Bokari, who has been working in this capacity since 2012 to meet. The headquarters is located on F18 Charlotte Freetown.
The Meteorological Department exists to provide cost-effective weather and climate services through the collection, processing, archiving and distribution of weather and climatology information and services to support the end-user who contributes to managing the economy of Sierra Leone, with particular regard to the protection of life and property and the environment and cost recovery for services rendered in such a way that the costs do not exceed his income.
As a department at the Ministry of Transport and Aviation, they are presented with the following duties / responsibilities:
• The safety and well-being of citizens and their protection from the harsh weather situation and destruction from natural disasters;
• Providing reliable climate data to help design projects for the planning and implementation of agriculture, water supply systems, infrastructure and tourism;
• promoting social and economic (including the provision of end-user services for agricultural activities, maritime) development of the country;
• Weather and climate related activities, such as the Clean Development Mechanism (CDM), Climate Change Services (CCS), Reducing Emissions from Deforestation and Degradation (REDD), and the National Communication (NSS) (Meteorological Department, 2014) .
Objectives of the Sierra Leone Meteorological Department
The primary objective of the Meteorological Department, established as the sole authority that provides meteorological and climatological warnings and services, is as follows:
• Forecasting, planning and providing meteorological and climatological services that meet the needs of socio-economic development.
• Collect, process, store and distribute meteorological and climatological information both at national and international level in accordance with the rules and practices and procedures established in accordance with the WMO Convention of the International Civil Aviation Organization (ICAO), the International Maritime Organization (IMO) etc. And other relevant conventions of the United Nations system, such as the Convention on the Framework for Climate Change (UNFCCC) and the Convention to Combat Desertification, hoi and so on
• Provide a range of operational meteorological services related to the client / sector for such a large sub-sector as for aviation, water resources, agriculture, defense, marine, tourism, sports and recreation and construction;
• Advises meteorological and climatological advice for the national community and other governmental and non-governmental institutions.
• Create sufficient human resources to improve the functional effectiveness and efficiency of institutions.
• Reduce dependence on the national budget and earn your own income through services provided to other clients;
• Organize and manage ground and upper air observation systems and accurately and efficiently record weather and climate conditions for the economic development of Sierra Leone;
• Provide meteorological services for search and rescue operations during disaster and relief operations, as well as during national emergencies; and
• Participate on behalf of Sierra Leone in events related to international organizations entrusted with its mandates, in particular the World Meteorological Organization (WMO), the International Civil Aviation Organization (ICAO), the World Weather Watch (WWW), the Global Climate Observation GCOS)), Global Atmosphere Watch (GAW), Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC), African Center for Meteorological Applications for Development (ACMAD), United Nations Inonu Nations Environment Program (UNEP), and so on. D. All the activities in the area of the country to climate change (Meteorological Department, 2014).
Report Management Methods in the Meteorological Department
Accounting is important for any institution. One of the most important decision managers, directors or managers of organizations must do to select the appropriate methods for managing the records of their organization. There are two methods that are significantly used. These include centralized and decentralized methods for managing records.
Centralized methods
A centralized record management method is one in which all physical documents are located in one central location or office. The location is controlled by records management personnel. The number of employees in the records department will depend on the size of the organization. In the centralized method, end users have the opportunity to know that all physical documents related to a particular case are stored in one place. If, for example, the end user must link to a file, he / she will have to contact the records department staff. The file will then be verified to the end user. The full file storage record is fixed, so the file location is always known.
The centralized method has an increased level of security. For example, login is blocked, so only employees of records have access to files in the office of records. This process gives much more control over the physical document than decentralized methods. For efficiency, uniform office procedures are documented and distributed to all end users. These procedures include topics such as hours or work, file request and delivery time.
Decentralized method
The decentralized method is the method in which physical documents are located throughout the office. This may mean that they can be found in every headquarters or other room in the working room. Unlike centralized methods, when files are controlled exclusively by the records office. The decentralized method is controlled by the staff who created the file. Physical files are stored on the employee's desk, and not in a centralized access point for everyone. Thus, this method does not require full-time staff.
Employees will always have access to their files and will be responsible for maintaining accuracy. The decentralized method of managing records has its drawbacks. For example, suppose that a group of employees is simultaneously working on the same case, the employee responsible for saving the file is missing. The rest of the group may have a problem finding the file if the organization does not have a requirement to apply a customs procedure. At the same time, a decentralized record management method will have small or missing security files. This can be problematic, especially if the organization deals with highly sensitive cases.
However, in the meteorological department adopted a centralized method for managing department records. That is, both physical and electronic or other records are centrally controlled by the department’s office secretary. Despite the fact that there are problems with the storage and management of accounts, the method of careless use is well used. (Meteorological Department, 2014).
Types of records created by the meteorological department
Records created by the meteorological department play an important role in the management of department operations. The department documents past actions, events and events that serve as the basis for further actions. Entries are both manual and electronic. Examples of manual entries:
• administrative records in the office;
• human resource records;
• Financial / tax reports;
• meteorological data / records;
• Material records;
• public information records;
• Conference / seminar recordings; and
• General programs.
Electronic records: these electronic or machine-readable records are data in a form that can be read and processed by a computer and that meets the legal definition of the record. In the Meteorological Department in Sierra Leone, these are records related to the units and divisions in the unit, and they include:
• Email and messages;
• Spreadsheet;
Primary data files and databases;
• machine readable indices; and
• Word processing files.
Record Users in the Sierra Leone Meteorological Department
Users of the Meteorological Office in Sierra Leone include:
• Administrative staff;
• Research / external users;
Human Resource Management (HRMO);
• government ministries and departments;
• International organizations, such as the United Nations Development Program (UNDP), the World Meteorological Organization (WMO); and
• Clients who are provided with the information of the Meteorological Department. For example, media in Sierra Leone, such as: Sierra Leone, Broadcasting Corporation (SLBC), African young voices (AYV) and Star Television).
Data collection system in the Sierra Leone Meteorological Department
Filing System in record management is the process of classifying, ordering, sorting, and storing records so that they can be easily found and retrieved when necessary. These are the classification and control of the main file groups, materials collection procedures, file preparation, sorting, indexing, maintenance, and cross-references. A well-defined and supported registration system allows you to quickly access important information and save company money by saving time. Business, schools, government agencies, and even everyday people use filing systems to keep their business organized. Thus, the following different types of filing systems may allow an agency to effectively implement a filing system.
Alphabetical filing system
In an alphabetical registration system, records are ordered by name, which is either from AZ or on behalf of a person, company or subject in accordance with the letters of the alphabet. There are two methods in the system of alphabetical presentation. The current alphabetic filing system, also known as the dictionary system. In these system files, a separate entry is in alphabetical order. This logging system works well when storing a small number of records. This turns out to be problematic when a person has many clients with the same name. Another method is a geographic registration system; also known as encyclopedia or classification system. This system is used to organize more records. He groups the subject together in broad categories based on location, such as city, country or state. Categories and files in each category are arranged in alphabetical order.
Digital feed system
In a numerical registration system, numbers are assigned to each file and ordered numbers in a segmented order. Files of people with the same name will not have duplicate headings, as in alphabetical order. This system also provides better privacy filtering, as the names appear in files and work well when transferring a large amount of files.
Terminal file system
In addition, in the digit registration system, the numbers of the assigned files are in sequential order, but are given in accordance with the last two digits. For example. If the person submits the number 18547; first, the person will go to the 47th section of the supply system, then find the region 85 of the section, and finally, look for the number one (1).
Alphanumeric filing system
The alphanumeric filing system, both letters and numbers, is used for ordered files. For example, two letters are used to identify client files, and then a number to indicate his account number.
The meteorological department's filing system adopted an alphanumeric filing system. In this post, they use a folder with end tabs and pockets that just stand on the shelves and cabinets. No hanging pokov using office space. The meteorological department has some problems, but the registration system is organized and efficiently used.
Record Storage Systems
The recording should be kept in good condition, in a safe place. Те, которые содержат конфиденциальные или личные данные, такие как файлы сотрудников, должны храниться в блокируемых единицах и не должны оставаться на столах в одночасье или просматривать посетителей. В офисе должны храниться только те записи, которые требуются часто. Те, которые должны быть сохранены по юридическим или иным причинам, должны храниться за пределами площадки с офсайтом записей, а те, которые изжили свою полезность, должны быть уничтожены. Однако записи, составляющие менее одного года, не будут храниться за пределами площадки.
Системы хранения, используемые в большинстве офисов записей, обеспечивают надлежащую защиту записей на основе формата и объема записей, как часто они используются, как быстро они нуждаются в доступе и требования к безопасности. Основные типы используемых систем хранения записей:
Вертикальные шкафы для хранения
Они подходят для небольших систем подачи, но менее подходят для больших тиражей записей и записей, требующих частого доступа. Доступ медленный, так как ящики должны быть открыты, и это может значительно повлиять на то, что существует большой объем активности записей. Шкафы требуют большого объема пространства, а пространство для ящика часто не используется для полной загрузки.
Книжные полки
Они подходят для книг или файлов, которые хранятся в вертикальном положении, например, файлы в коробке и файлы арки рычага.
Боковые блоки подачи
Они имеют длинную схему для хранения файлов в боковом направлении и используют пространство более эффективно, чем их вертикальные копии. В качестве альтернативы можно использовать статический блок без выдвижного ящика, где файлы хранятся в висячем кармане или подставках. Если требуется оперативная подача и поиск, открытый блок будет наиболее эффективным. Если доступ к файлам ограничен, можно использовать блоки с запирающимися дверями или жалюзи.
Мобильный стеллаж
Это может быть подходящим, когда необходимо хранить большой объем записей под рукой, так как это уменьшает количество проходов доступа. Это самый дорогой тип стеллажей, и он очень тяжелый. Пол должен иметь достаточную конструктивную способность для поддержки этих полок.
Открытая стеллажная система
Обычно это были большие офисы и в центральных файловых комнатах, что позволяет быстро извлекать и заправлять. Этот тип бокового файла, который похож на открытые полки книг, позволяет извлекать файлы по горизонтали. Он также предлагает полный просмотр вкладок папок, что обеспечивает быстрый поиск. И есть 50% экономии места, когда файлы перемещаются из вертикальной системы в открытую систему полки. Для этого устройства обычно требуется профессиональная установка, о которой можно договориться с продавцом, это включение в стоимость оборудования. Это наиболее эффективные типы доступных файлов. Они также имеют двери и могут быть заперты. Некоторые из них имеют двери с обратной промывкой и могут использоваться в качестве привлекательных разделителей помещений со встроенным преимуществом, обеспечивающим хорошую звукоизоляцию. Эти двери и 6 отверстий легко доступны более чем на 200 дюймов от подачи. Те, у кого нет дверей, обеспечивают еще большую пропускную способность, и их следует учитывать, даже если есть необходимость заблокировать их.
Системы хранения записей в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне
Основными типами систем хранения записей, используемых в Метеорологическом департаменте Сьерра-Леоне, является открытая система Shelve System, о которой упоминалось выше, где файлы, касающиеся записей, обычно находятся в больших офисах и в центральных файловых комнатах, что позволяет быстро извлекать и заправлять. Этот тип бокового файла, который похож на открытые полки книг, позволяет извлекать файлы по горизонтали.
Регистрация записей в Метеорологическом отделе в Сьерра-Леоне
Поиск - это процесс поиска и удаления записи или файла из хранилища. Это также действие восстановления информации по данному предмету из сохраненных данных. Он занимается стандартами и процедурами в поисковой бумаге, электронной и графической записи. Например, поиск имени и номера телефона в телефонном справочнике или базе данных является общей операцией хранения и поиска. Записи или информацию можно получить тремя способами:
Вручную: люди идут в контейнер для хранения и удаляют вручную требуемую запись или записывают запрошенную информацию.
Механически: человек использует некоторые механические средства, такие как нажатие правильных кнопок для поворота подвижных полки для правильного расположения записи, удаления записи вручную или записи информации, запрашиваемой у нее.
Электронно: человек использует некоторые средства, например компьютер, для поиска записи. Физическую запись, возможно, не нужно удалять из хранилища. Заявитель уведомляется о том, где он может быть найден, или запрошенная информация отображается в каком-либо запросе, иногда на экране в базе данных или в файле электронной почты.
Запрос на сохраненные записи может быть сделан устно по телефону или посыльным или в письменной форме, в письме и т. Д. Запрос может быть доставлен лично, отправлен механическим, например конвейерной системой, или отправлен электронным путем по электронной почте. Запись должна быть извлечена из хранилища и передана запрашивателю быстро. Каждая минута задержки в поиске записи является дорогостоящей для пользователя или реквестера, тратящего время и время поиска файлов, и потенциально может привести к потере денег для бизнеса (Stephens, 2009).
Однако ручные и механические процедуры обычно используются в поисковых записях в Метеорологическом департаменте, так как основные их записи находятся в бумажной форме.
Проблемы, связанные с управлением документами в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне
Ситуация в Сьерра-Леоне в области ведения учета и управления, особенно в системе Метеорологического департамента, не была слишком успешной из-за отсутствия компонента управления. Написав в поддержку вышеуказанного вывода, я отметил, что многие годы пренебрежения нанесли огромный ущерб метеорологическому сектору, и учет не является исключением. Ниже приводятся некоторые из проблем, связанных с надлежащим управлением документами, с которыми сталкивается Метеорологический департамент в Сьерра-Леоне:
Неадекватное финансирование
Проблема недостаточного финансирования бюро учета в метеорологическом отделе более интенсивна, чем другие отделы. Это проблема, которая была не только испытана в колониальную эпоху, но и перешла даже к сегодняшним программам управления записями. Выплата заработной платы сотрудникам, покупка современного консервного оборудования и химических веществ в другие дни - сегодня мероприятия, которые облегчают сохранение записей, являются жизненно важными видами деятельности, которые требуют надлежащего адекватного финансирования, позволяющего учреждению достичь своих целей, не совсем видны. По этой причине практика работы с метеорологическими записями прекращается с помощью неквалифицированного персонала, который страдает от неэффективности и неэффективности.
Неадекватность пространства и оборудования
Бюро записей в Метеорологическом департаменте довольно мало, чтобы содержать текущие и долгосрочные отчеты. Используемое оборудование является каким-то грубым по своей природе, а также недостаточной мощностью. У рекордного персонала нет доступа к современному оборудованию из-за сочетания проблемы недостаточного финансирования и технологии ноу-хау.
Проблемная природа формата
Большинство рекордных материалов по-прежнему являются органической природой, большинство из которых были бумажными. Это означает, что они способны со временем стареть, развиваться, ухудшаться. По этой причине они нуждаются в оборудовании, которое нужно обрабатывать и обрабатывать с целью их сохранения. Для такой страны, как Сьерра-Леоне, которая находится в тропиках, такие условия ухудшаются благодаря высокому уровню влажности в атмосфере и высокой температуре круглый год. Все эти условия объединяют работу, чтобы ускорить природу химического процесса разлагающихся записей. Кроме того, учетные пункты в Метеорологическом департаменте не имеют консервативного контроля за погодными условиями, когда все погодные условия могут контролироваться для усиления сохранения записей, что делает процесс сохранения еще более сложным.
Отсутствие законов об управлении записями
Закон о национальных рекордах 1964 года устарел и больше не служит его полезности. Записи не имеют юридического описания, поддержки или определения их обслуживания. Юридические законы предусматривают аутентичность, которая способствует продвижению, а также обеспечивает доверие общественности и тем, кто занимается профессией в отношении предлагаемой услуги. Это очень важные элементы, которые отсутствуют в хранилище метеорологического департамента.
Недостаток понимания и признания
Программа управления записями в Метеорологическом департаменте редко оценивается и ее роль в обеспечении и управлении информацией понимается только компетентным персоналом. Это также верно, так как культура во многих других государственных и частных секторах, которые ежедневно генерируют жизненно важные записи, не имеет базового понимания жизненного цикла записей и требований к действию по удалению записей. Они крайне не осведомлены о жизненно важной роли, которую может играть офис записей, чтобы помочь им правильно управлять и сохранять записи как на текущем, так и на полуточном этапах. Персонал полностью не информирован о деятельности по записи, и по этой причине рекомендуется, чтобы офис учета занимался программами, которые помогут обучить персонал и других пользователей требованиям и содержанию мероприятий.
В конечном счете, запись в организованной организации очень важна и не может быть подчеркнута. Это связано с тем, что непрерывность зависит от наличия полезных записей о прошлых действиях. В такой сложной организации, как Метеорологический департамент, невозможно хранить каждую информацию в мозге, потому что объем информации тяжелый, поэтому записи должны храниться. В Сьерра-Леоне метеорологические законы требуют, чтобы каждая метеорологическая станция содержала определенные метеорологические данные, такие как данные о погоде, данные о персонале, гостевая книга, инвентарная книга, бухгалтерская книга. Ведение учета занимает стратегическую позицию в эффективном и эффективном управлении метеорологической системой. Фактически, это центральное место в управлении учебным заведением, поскольку оно документирует планирование и реализацию соответствующего курса обслуживания, позволяющего осуществлять мониторинг работы.
К сожалению, ситуация в Сьерра-Леоне в области ведения учета и управления, особенно в системе Метеорологического департамента, не была слишком успешной из-за отсутствия компонента управления. Придавая доверие этому утверждению, практика управления записями в Метеорологическом департаменте имеет ряд проблем, как указано выше. Уделяя пристальное внимание всем этим проблемам и обращаясь к ним, мы помогаем решать проблемы и улучшать управление документами в Метеорологическом департаменте в Сьерра-Леоне.
