Introduction
Like many other companies, you have made significant investments in what has become the lifeblood of your business, of your computer systems. From workstations to laptops and servers, as well as from software applications to printers and Internet connections, you cannot afford to sleep even for a minute. Finding a reliable professional so you can work reliably and reliably can be a difficult and costly challenge and mistake, and if you're lucky when they leave, they fixed more than they did, which ultimately cost you more money. This is not an economy that collects a tab for a prospective computer professional in training for work. You want someone to understand your needs and know how to solve them.
All my clients have gone through this headache process. From the moment they contacted their current IT specialist for a correction, it took several days to get an answer, and a few more days before someone actually appeared to solve the problem. The person who arrives often has difficulty and leaves a trace in his problems. I remember the old cartoons, when the brutally short-sighted Mr. Magu left an accident trail in his rear-view mirror as he drove along the road and did not care in the world. I am sure that we all did this with different suppliers with whom we have been working for many years. Many of them are the largest in their industry, and we are left wondering how they were ever so big?
In the interest of saving you from the pain of hiring Mr. Mage, I suggested this article with useful information for finding and hiring a reliable, competent and accessible IT support company.
Referrals cost
I will never eat in C, right?
Once I made a mistake by telling someone that I would not go to a restaurant unless someone recommended it to me. “Oh, you cannot be afraid to try something new,” she admonished. I just smoked and nodded, thinking to myself: the point is not to try new things, but to not pay for something I did not like. Likewise, when you need a new dentist or mechanic, I always do a survey of friends, family or collections that they use, and if they are satisfied with the service. I highly recommend doing the same when it comes to supporting your office computers. Ask other business owners in your professional circle if they are satisfied with their IT support company. If you belong to any local professional organization, ask your colleagues if they can offer anyone. Trust me; The company they recommend will be very grateful for the referral.
In the late 1990s, there was a hidden camera in the local Los Angeles news program exposed to the messy conditions of some kitchens. The grainy video showed the most extreme violations of common kitchen hygiene practices, not to mention the public health code. Some images were enough to make one patient, and, in the interest of not exorcising you, I will not go into details about the violations. The public outcry led to the requirement that restaurants and even stores that sold food, signed a letter of letters to their last city inspection. Almost overnight, small white posters with a big blue A, B or, God forbid, C began to appear prominently in the windows of a diner and even mini-windows of a gas station throughout the city. No one ever sees D or lower, because these places must close their doors until they clear their action and conduct a subordinate check. It is rare to see anything below A, and if it were, would it be possible to eat there? Probably no. Personally, I need this little blue A, this referral from the Department of Public Health, in the window, as confirmation that I will not spend the night in the bathroom.
Similarly, you should not hire an IT provider that is not recommended to someone you trust and will not evaluate anything lower than A on your virtual report card. I do not recommend trusting online reviewers from places such as Yelp or Yahoo Local, where it’s too easy for sellers to bring fake glowing reviews about themselves or to discredit their competition. Another reason I don’t believe them is that soon after you noticed an advertisement offering to pay people for product reviews, there seemed to be an interest in evaluating customer products from different manufacturers. A coincidence, maybe, but I can not imagine to go online on Macys.com to write about underwear that I bought last week, when they were comfortable or not.
There are some sites that may be a little more reliable, such as AngiesList.com, where consumers pay an annual fee for the privilege of publishing and reading seller reviews. Ideally, this reduces the possibility of self-promotion and abuse, but I'm not sure that it is worth the monthly fee.
So, if there is no specific vendor endorsement website that you like, I would stick to referrals from more traditional sources that you know and trust.
Candidate Verification
If you called the first person that someone recommended to you, and it worked out, great! If you have a list of possible suppliers, which is also good, but it's time to carefully narrow down the choice to those organizations that can meet your needs without depleting your wallet.
If your finances allow, and your organization is so large, you feel that only IBM consulting can support your needs, keep in mind that large IT companies have a lot of overhead. If they boast thousands of employees, huge clients and a big shiny office building, think about hourly rates, they will have to blame you for saving all these overheads.
Instead, look for smaller local companies that crave your business but create a satisfied clientele. You will most likely have more personal experience, as well as more opportunities to negotiate fees, conditions, etc. Collect them as you would a potential full-time employee. Ask them to provide you with a list of references and even resumes (s) of technicians who will be assigned to care for your environment. Check their links and, if the IT provider places customer reviews on its website, let the customer know and get more information. You can find out that everything has changed, and they are not so happy since the recommendation was given, or that, although the support is good, their business and computer systems are a Mac, and you need a PC guru. I hope you find that they have nothing but praise, and keep recommending to everyone. It costs a phone call. In addition to verifying core links, there are more areas to explore to ensure their competence:
Are they competent to handle what you have?
Ask them to demonstrate that they are competent in the software and hardware that your business uses.
I really like my mechanic, Mike. He does an excellent job with my family's home cars, but if one day I experience a mid-life crisis and go crazy with a German sports car. I hope Mike can serve him, but if not, I will ask him to advise someone who can. Imagine if you finally settled in a company that you like, but when technology appears, he stares blankly at your computer and says: “I’m really more like a Mac guy.” This, before you start calling to find out which company gives you warm and fluffy ones, make a list of the software and hardware you expect from them and go to them with them during the interview. Ask them about specific examples of when and how they have improved networks such as yours. Their response should give you an idea of their level of competence with computers, servers, e-mail, financial or accounting platforms.
Getting to know your industry
If you have a highly specialized system, look for companies that serve your niche.
To a certain extent, the nature of a particular business is related to what IT professionals are doing. The staffing company is probably working on what the insurance guy has in the room: HP or Dell hardware running Microsoft Windows, Microsoft Office, QuickBooks, etc. Using T1, DSL, or cable modem over the Internet. The staffing company will use a special application for recruiters, such as ProSearch, while the primary production application for the insured is Goldmine or a web-based solution, such as SalesForce.com. Any IT specialist worthy of his salt can quickly look at them, do a little reading and get enough information to work reliably. Businesses such as retailers or legal offices may have conventional or hereditary (old and warranty) software that requires more understanding for service. It can break in different ways, so only someone with significant experience with this particular product or its basics can make a quick and effective fix in the event of a failure. With the right budget and knowledge, the best technologies will have a configuration with redundancy and failover mechanisms, so that when it breaks, it is transparent to end users and there is no loss of performance.
If you are using compressed software such as Windows, Office, and QuickBooks, it will not matter much if the new IT support provider is not immediately familiar with your marketing business, if he has experience with software you are using. launch it. (He should be interested in understanding your business, which I will discuss in the next section.) If you are a securities broker with an SDLC card for your DTCC solution, it would be useful to hire someone with a client base similar to your line of work. When this particular line of communication on Wall Street goes down, the last thing you need is your IT guy, scratching his head and a Google search for error codes.
Understanding your needs
Troubleshooting immediate problems is important, so you also understand what's important to you and keep improving your network in the interests of your business.
As you entertain different companies, the best prospects will work to understand what is important to you and what you need in order to profit from the investments you have made in your computer systems. He should be asking questions such as “What is the biggest problem you face with your computers?”, “How do you feel that things can be more effective?” And “How is your current IT support provider lagging behind?”
Does she listen and repeat what you said to demonstrate your understanding of the situation or just continue and promote your product? After you finally decide to hire someone, over time, the consultant should get a feel for your workflow and start making suggestions for improving efficiency and reliability. You need to identify and fix security vulnerabilities, identify and fix emerging issues, and eventually you will notice that your network is working more smoothly than ever. A couple of years ago, I entered the office of a new client and could not believe what I had found. It was a multi-million dollar trading operation with more than 100 field staff and 10 people in a peer-to-peer corporate office. “Server” is the desktop office desk in which all company documents were placed, including HR files, marketing, billing, invoices, resumes, etc. Also, a huge QuickBooks file was placed (more than 500 MB!), To which accessed other desktop computers. QuickBooks is simply not designed to run this way and, as a result, it crashed regularly. But this was not the first thing I noticed when I entered. What caught my attention was a stack of black accounting books, one for each of the 12 stores owned and operated by the company. At the end of each shift, employees turn to a special voice mail number and leave sales numbers. The next morning, the clerk will play as much as 90 voice mail and decipher the numbers in the black books so that the owner can read it on the same day. Talk about inefficiency.
For a month, we had an online form available for salons through Microsoft. At the end of the shift, they simply added numbers to the form for immediate viewing by the owner in Excel. A new procedure saved the company within 15 hours a week at the expense of labor costs!
Your IT consultant should look for ways to save your time and money by recommending and implementing efficiency, as was done for the client described above. If this is not your experience with your current supplier, you need a new one.
Business Continuity
You have backup copies of your data, but do you know how to restore them? How long can you afford to sleep while you are struggling to recover?
In the early stages of exploring your environment, for example, before they are even hired, support providers should ask about your backups. How are they made - tape, external hard drives, online? Who is responsible for them? Are they checked? Once it’s established that backups are done regularly and the budget allows, you should discuss the business continuity discussion. How should the current backup data be for you to properly serve your customers? How long can you afford to sleep while data is being restored? In the event of a fire, flood, or theft of your computers, how can you back up your computers and get your business back?
Make sure your new IT consultant understands the answers to these questions and has the experience to properly respond to an emergency to either keep you in working order or maintain backups in accordance with their service level agreement.
Scalability
If you plan to grow, your IT provider must have the knowledge and resources to create a computer infrastructure that grows with you.
What are the current growth projections for your company? Are you planning to cut costs, stay the way you are, or become 800 pounds gorillas in your market? Of course, the new IT consultant will not be so excited to help you reduce the size, as this entails a reduction in revenue for them, as your need for them shrinks with you. But if you plan to stay the way you are or grow, your service provider should be able to help as well as keep up.
During the economic downturn at the end of 2000 / beginning of 2001, or during the period of the “point bomb”, I was fired when the business took over the dive, and my employer went into survival mode. Apparently, overnight, this successful organization went from about 75 employees to about 5. I was saved to support my computers, but when they decided to move to a more strict office, I was not informed, and some important things were left without planning to move like internet connection. As a personnel organization, the Internet was a key tool for finding candidates for its clients, for sending and receiving e-mail, placing positions in the work council on their internal website, etc. No one in the company transferred the existing Internet service to a new office . And even if they had, no one had the experience to make sure that the website and e-mail continued to flow when the servers were moved and bought on the Internet. They were dead in the water.
Today you can get an Internet connection in a couple of days, but this incident happened when DSL providers sold their services through very creative TV advertising campaigns (who remembers the SBC "Web Hog" commercials?) And the new installations took 6 weeks. So in the main pinch, they called me and I was able to help them get a temporary and very slow connection over the dial-up Internet connection to at least send the email again.
If you grow or shrink, your IT professional needs to know how to create a new office or move an existing one so that all your IT services go right along with you. Many IT departments are becoming de facto service departments for their organizations, so they may even be able to help ensure that your other utilities, such as power and telephone, are properly configured. Если это дополнительный офис, он должен заранее определить уровень связи, требуемый между компьютерными системами. Будет ли персонал нового местоположения требовать доступа к файлам на серверах в прежнем месте? Как они будут регистрироваться в сети в местоположении 2, когда сервер находится в местоположении 1? Требуется ли новый сервер или будет ли VPN-соединение «точка-точка» адекватным? Это все проблемы, на которых хороший поставщик ИТ-услуг должен быть совестью и разрабатывать решения.
Уважаемый в ИТ-сообществе
Г-н Магус мира развивает репутацию, которая начинает предшествовать им. Я получил интервью от людей, которых я бы никогда не нанимал на основе личного опыта. В некоторых случаях сами резюме были настолько грубыми, что я не мог позволить отправителю приблизиться к одному из моих компьютеров. С другой стороны, некоторые ИТ-ребята настолько уважаются, что они никогда не уходят с работы, потому что они построили такую сильную репутацию, как техническую мастерскую, а также просто приятно обойти. Поставщики ИТ могут развивать сходную репутацию благодаря хорошей работе людей, которые берут на себя их персонал. Как уже упоминалось ранее, вы должны иметь возможность получать ссылки от тех компаний, которые вы нанимаете, а также копии резюме техников, которые назначены для ухода за вашими компьютерами.
Другим способом обеспечения их респектабельности является их вклад в ИТ-сообщество. Мне еще предстоит встретиться с профессионалом компьютера, который знает все, что нужно знать о компьютерах. Есть те, у кого есть потрясающая память, и они могут помнить каждую деталь конфигураций эзотерических приложений, которые работали с 5 годами ранее. Другие, знают много, но зависят от сообщества ИТ, таких как их партнеры и форумы онлайн-поддержки, для помощи в решении более сложных проблем. Надеюсь, кто-то столкнулся с той же проблемой, что и у меня, и нашел время, чтобы опубликовать разрешение онлайн. Точно так же, когда я перехожу через горб, другие все еще пытаются победить, я пытаюсь дать каждому понять, какое решение я работал для меня.
Простой поиск Google или Bing имени компании, которую вы считаете, владелец или ее технический персонал могут возвращать вклады, которые они внесли в свое сообщество, в виде технических статей или сообщений в блогах. Вы также можете обнаружить, что они относятся к отраслевой принадлежности для повышения уровня обслуживания, который они предоставляют своим клиентам, награды или другие награды.
Howdy Pard
Поставщик, которого вы выбираете, должен иметь официальные партнерские отношения с производителями продуктов, которые они продают и поддерживают. Среди множества причин, по которым Microsoft является такой большой и сильной компанией, является ценность, которую они уделяют своим партнерам. Как техник, я знаю, что если я попаду в шутку, высококвалифицированная поддержка любого продукта Microsoft - это телефонный звонок. Для каждого продукта Microsoft имеет команду профессионалов по всему миру, чтобы помочь решить ситуацию и убедиться, что мой клиент доволен. Будь то 2 дня или 2 часа утра, если мой почтовый сервер моего клиента не работает, и я исчерпал все другие методы для решения проблемы, я знаю, что могу позвонить в Microsoft, и команда инженеров будет работать со мной 24 часов в день, пока он не будет исправлен. Это одна из немногих компаний, которые это сделают, и благодаря моему партнерскому уровню с ними, специалист по малым бизнесам. Это не дизайн, который приходит легко - потенциальный партнер должен пройти серию тестов и удовлетворить другие жесткие требования. Чем больше требований удовлетворяют, тем выше уровень партнерства и связанные с ним выгоды.
Если вы используете продукты Microsoft в своей компании, убедитесь, что люди, которых вы нанимаете для поддержки, пользуются некоторым уровнем партнерства Microsoft. Аналогично для Sun Micro Systems, Oracle, Trend Micro и т. Д. Вы значительно выиграете от их связи с этими компаниями.
Они будут знать больше о продукте и проявлять больший интерес к нему, что приведет к остаточной выгоде для вас на пути более надежной работы. Это также может означать лучшее ценообразование, когда приходит время для обновления или продления лицензии.
Соглашение о неразглашении
Когда вы доверяете кому-либо с ключами к своему королевству, получите некоторую уверенность, что они не будут делать копии для обмена с другими.
Почти у любого бизнеса есть ценная база данных контактов с клиентами, выросшая с ними на протяжении многих лет. Он может включать в себя текущих и прошлых клиентов, а также потенциальных клиентов, которые, как мы надеемся, выйдут на один день. Для разработки такого списка требуется много лет напряженной работы, которая способствует общей ценности нашей компании. Вы никогда не захотите потерять этот ресурс или позволить ему пробиться к конкуренту. Чтобы он не потерялся или не был поврежден, его нужно подкреплять в ночное время другими вашими данными. И чтобы он не попадал в руки врага, любой человек, такой как ИТ-провайдер с доступом, должен подписать соглашение о неразглашении (NDA). Это касается и ваших сотрудников; особенно тех, кто играет роль продаж, которые выиграют от вашего тяжелого заработанного Rolodex, если они прыгнут на корабль, чтобы начать свою собственную фирму или отправиться на работу для вашего соперника. Вы можете легко найти настраиваемые кодовые пластины NDA on-line или отправить мне электронное письмо, и я с радостью предоставит его вам.
Контракты: хорошие и плохие
Я так благодарен, что кабельное телевидение, регулярное телефонное обслуживание, газовые и энергетические компании не заставляют вас подписывать контракт. Конечно, они в значительной степени монополии, так зачем? Но я уверен, что если бы они могли это сделать - они при вас переезжают и должны отменить ваш контракт, тогда они прибьют человека, который покупает ваш дом с подписью. К счастью, они этого не делают, по крайней мере, не те, что у меня на шее в лесу, по крайней мере, еще нет. Похоже, там много конкуренции сотовой связи, но подразумеваемый заговор предполагает, что они находятся в сговоре с их непристойным досрочным расторжением, превышающим 300 долларов. Потенциал роста конкуренции, конечно, они знают, что когда этот контракт вы свободны, чтобы вздохнуть с кем угодно, поэтому им лучше быть Джонни на месте, когда проблемы нуждаются в исправлении. Я замечаю существенную разницу между уровнем обслуживания, который я получаю от кабельного перевозчика, который также предоставляет мой интернет-сервис для моего бизнеса (без контракта и без кабельной конкуренции) и моего сотового оператора (контракт с конкурентом). Сервис, который я получаю от последнего, определенно лучше, и я с радостью рекомендую их другим. Кабельная компания? Не так много.
Поставщики ИТ-поддержки имеют множество конкурентов и, чтобы держать вас, большинство попытается заключить контракт. Но это не обязательно плохо. Поставщик пользуется предсказуемым денежным потоком и некоторой уверенностью в том, что, несмотря на то, насколько счастливы вы сделали их сегодня, они с меньшей вероятностью наняли кого-то другого, у которого есть привлекательная акция. Что еще, продавец хочет, чтобы вы делали вас счастливыми, превышая ваши ожидания. Чем более плавно работают ваши машины, тем меньше времени на простоя, тем меньше времени вам приходится беспокоиться, и чем больше времени вы должны сосредоточить на развитии своего бизнеса. Точно так же, чем лучше ваше оборудование работает, тем больше денег им не нужно платить кому-то, чтобы выскочить и исправить их. Это беспроигрышный для всех участников. Действительно, контракты в этом случае могут быть хорошими для всех, но убедитесь, что есть какая-то причина, так что вы не принимаете участие в компании, предоставляющей вам испорченное обслуживание.
Итак, если какая-либо сторона может выйти в любое время, что это за цель? Чтобы установить ожидания: я сделаю для вас эту услугу, и вы мне компенсируете x. Если я не смогу выполнить указанную услугу, вы можете отменить договор. Если вы не заплатите мне, я остановлю обслуживание, пока не получу платеж и т. Д.
Как я упоминал ранее, я пишу это в период экономического спада, и все сложно. Я разрешил нескольким клиентам отсрочить оплату, потому что я знаю, что для них дело медленно, и они ждут от оплаты со своих клиентов. Исторически они оплачивают свои счета, и мы все рассчитываем на улучшение экономики. Но что более важно, их успех - это мой успех, и их компьютеры, которые не работают должным образом, ухудшат их способность вести бизнес и оплачивать меня. Я считаю, что этот личный контакт - это то, что поможет многим компаниям выжить в этой жесткой экономике.
Даже если ваш контракт устанавливает 15, 30 или 90 терминов, личные отношения, которые вы разрабатываете с вашим продавцом, должны позволять некоторым местам для маневра в этой области, как того требуют обстоятельства.
SLA и SOWs
Создать в письменной форме надежды на постоянную поддержку, а также любые специальные проекты.
Как следует из названия, Соглашение об уровне обслуживания (SLA) устанавливает уровень обслуживания, который поставщик должен предоставить, и клиент ожидает получить его. Он может быть выпущен и подписан отдельно или в рамках контракта. На аппаратной стороне это могут быть компьютеры, серверы, программное обеспечение, сетевое и вспомогательное оборудование. Например, программное обеспечение может включать операционную систему и производственные приложения, такие как Exchange (сервер электронной почты) на стороне сервера и Outlook (почтовый клиент) на стороне настольного компьютера.
SLA также должно установить, как быстро вы должны ожидать от продавца ответа, когда вы предупреждаете их о проблеме. В зависимости от уровня серьезности их время отклика может составлять от 1 часа для наиболее важных проблем (сервер вниз) до 4 часов (у 1 из 5 принтеров есть замятие бумаги).
Любая работа, не определенная в SLA контракта, выполняемая на ваших компьютерных системах, должна быть четко определена в Заявлении о работе (SOW), чтобы установить ожидания на обоих концах. В двух словах, SOW сообщит о проблеме или необходимости, решении, временной шкале, результатах, конечном результате и расходах.
SOW может не понадобиться для нечетного застревания принтера или электронной почты, но если вы продали брандмауэр для управления веб-серфингом сотрудников, вирусами и спамом, заявление о работе поможет обеим сторонам понять масштаб проекта и согласиться с тем, когда проект был правильно выполнен консультантом и принят вами. Последнее, что вы хотите, это помочь консультанту сказать, что он закончил установку интернет-фильтра, но ваши сотрудники все еще обновляют Facebook в корпоративное время, и у вас больше спама в папке «Входящие», чем когда-либо прежде.
Summary
Единственная цель этой статьи - дать вам несколько рекомендаций по выбору компьютерной консалтинговой компании, которая в конце концов заставит вас и ваши компьютеры напевать счастливую мелодию. С любыми сложными там всегда будут возникать некоторые проблемы, особенно в случае внесения изменений, но в целом ваши системы должны работать надежно, когда их должным образом заботятся, и не должно быть никаких ворчащих проблем, которые никогда не будут исправлены. Я работал в нескольких компаниях, где ИТ уделял первостепенное внимание. На самом деле, я могу считать их с одной стороны; это была технологическая компания с коммерческим сайтом, поэтому, естественно, большое внимание уделялось качеству сети, серверов, рабочих станций и т. д., а также техников, которые следили за ними. К сожалению, либо из-за бюджетных ограничений, либо из-за неуместных приоритетов ИТ обычно проходит под руководством и, когда происходит сбой, это большая чрезвычайная ситуация. Сервер электронной почты терпит крах, и все бегают, как clichéd без головного цыпленка, требующего исправления. Все это невыразимое дело потеряно из-за этого огромного отвлечения внимания на рабочем месте. Производительность снижается, поскольку кризис доминирует в тот день, который расходуется на собрания, чтобы найти решения, обходные пути или просто сочувствовать, и никто не может выполнять свою работу. Усугубляя ситуацию, отмалываются от клиентов, потому что «система снова опускается», и организация выглядит просто плохо.
Только компьютерный специалист с обучением и опытом в программном и аппаратном обеспечении, на котором вы работаете, имеет необходимый набор навыков, чтобы все работало должным образом.
Если у вас не было времени прочитать все в этой статье, вот несколько быстрых вопросов, которые следует учитывать при рассмотрении компании или отдельного лица для ухода за вашими бизнес-компьютерами:
1. Можете ли вы предоставить список ссылок клиентов?
2. Вы сертифицированы для поддержки своего оборудования и программного обеспечения?
3. У вас есть письменное соглашение об уровне обслуживания?
4. У вас есть другие клиенты в моей отрасли? (Если это так, убедитесь, что они находятся в списке ссылок.)
Гарантирована ли ваша работа на 100%?
6. Предлагаете ли вы ежемесячные соглашения о техническом обслуживании?
7. Предлагаете ли вы скидку на часовые тарифы для клиентов по соглашению об обслуживании?
8. Каково ваше гарантированное время переадресации в случае чрезвычайных ситуаций?
9. Как вы защищаете мои данные и можете ли вы привести пример того, как вы восстановили данные клиента в прошлом?
10. Как быстро вы можете запустить свои бизнес-системы в случае чрезвычайной ситуации?
